Le fonctionnement de la plupart des associations est bouleversé par les procédures de confinement dues à la pandémie de COVID 19.
Plusieurs mesures ont été prises par le gouvernement et qui devraient permettre aux conseils d’administration d’exercer leurs missions.
Avec des rassemblements désormais interdits et des déplacements limités, vous ne pouvez plus faire des CA ou autres réunions en présentiel, alors que vous avez à prendre des mesures opérationnelles parfois urgentes, ou à tenir les rendez-vous annuels (validation des budgets, approbation des comptes …).
Parmi les ordonnances prises en urgence par le Gouvernement pour faire face à l’épidémie de Covid-19, deux d’entre elles viennent impacter le fonctionnement des associations, fondations et fonds de dotation :
- L’ordonnance n° 2020-318 du 25 mars 2020 portant adaptation des règles relatives à l’établissement, l’arrêté, l’audit, la revue, l’approbation et la publication des comptes des personnes morales de droit privé (1.) ;
- L’ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020 portant adaptation des règles de réunion et de délibération des assemblées et organes dirigeants des personnes morales de droit privé (2.).
L’ordonnance qui prévoit une prorogation de trois mois du délai pour faire approuver les comptes annuels.
Autrement dit, les structures qui clôturent leur exercice au 31 décembre, et qui auraient dû en principe faire approuver leurs comptes 2019 par leur Assemblée générale au plus tard le 30 juin 2020 (soit 6 mois à compter de la clôture), auront cette année jusqu’au 30 septembre 2020 pour organiser cette Assemblée.
Elle prévoit également une prorogation de trois mois du délai pour transmettre les comptes rendus financiers qui attestent du bon emploi des subventions d’actions lorsque celle-ci a été affectée à une dépense déterminée.
L’ordonnance concernant les règles de réunions et de délibération prévoit l’organisation et la communication par voie électronique via par exemple, les outils numériques de visioconférence pour les réunions et les mails pour la transmission de documents aux membres de l’assemblée générale. Et ce même si les statuts ne le prévoient pas.
Cela implique évidemment pour les associations qui ne disposent pas des adresses électroniques de tous les membres de faire en sorte de les collecter.
Le membre devra être convoqué selon les délais habituels et informé explicitement des conditions dans lesquelles il exercera son droit de vote et sa participation aux débats.
Il n’y a pas de conditions techniques particulières à remplir, mais il faut être en mesure d’identifier tous les membres présents et calculer le quorum et le nombre de votes.
Évidemment, il faudra réunir un consensus général pour organiser une assemblée générale dans ces conditions. Si le recours à la réunion à distance pose des difficultés à une partie des vos membres, il est possible de la reporter. En effet, la seule raison pour laquelle l’assemblée générale ordinaire a l’obligation de se tenir en juin est l’approbation des comptes annuels clôt au 31 décembre de l’année, qui peut désormais être reportée jusqu’en septembre.
Si l’assemblée générale a également pour objet de renouveler des mandats d’administrateurs, il faudra vérifier que vos statuts permettent la continuité de leur mandat jusqu’à la nouvelle date fixée pour l’Assemblée.
Ces mesures sont pour le moment applicables aux assemblées et aux réunions des organes d’administration, tenues à compter du 12 mars 2020 et jusqu’au 31 juillet 2020. Ce délai pourrait être prolongé ultérieurement par décret, au plus tard jusqu’au 30 novembre 2020.