L’Union de Recouvrement pour la Sécurité Sociale et les Allocations Familiales (URSSAF) collecte les cotisations et contributions sociales qui permettent notamment de financer la prise en charge ou le remboursement de soins médicaux, d’indemnités en cas d’arrêt maladie, de congés maternité, d’accident du travail, ainsi que le paiement des retraites de base et des allocations familiales des bénéficiaires du régime général de la sécurité sociale.

 

  • Le contrôle sur pièce

Le contrôle URSSAF des opérations déclaratives et de paiement des employeurs  peut s’opérer dans les locaux de l’URSSAF, hors présence du cotisant, il s’agit alors d’un contrôle sur pièce.

Ce type de contrôle est possible pour les associations occupant 11 salariés équivalent temps plein au plus lors de l’année civile précédant l’avis de contrôle, et nécessite l’accord exprès du cotisant.

Le contrôle sur pièce doit fournir toutes les garanties procédurales applicables au contrôle sur place.

 

  • Le contrôle sur place

Contrairement au contrôle sur pièce, le contrôle sur place se déroule dans les locaux de l’association.

L’agent de l’URSSAF en charge du contrôle est par principe tenu, à peine de nullité de la procédure, d’en aviser au préalable l’association concernée (sauf en cas de recherche de travail dissimulé).

L’avis de contrôle mentionne notamment le lieu, la date et l’heure du début du contrôle. Il comporte également la liste des documents à communiquer à l’agent de contrôle.

Il n’y a pas de délai minimal entre l’information du contrôle et le jour de sa survenance. Dans une instruction interne, il est toutefois sollicité des inspecteurs et des contrôleurs de l’URSSAF le respect d’un délai de 15 jours.

A la réception d’un avis de contrôle, il est possible de solliciter un report en motivant sa demande.

Les procédures de contrôle de l’URSSAF sont soumises au principe du contradictoire, c’est-à-dire que les agents chargés du contrôle doivent s’assurer que l’association a été en mesure de discuter des éléments qui sont contrôlés et qui pourraient faire l’objet d’un redressement.

En outre, les agents s’assurent généralement qu’un représentant de l’association soit présent lors du contrôle. A ce titre, tout dirigeant de l’association ou un salarié bénéficiaire d’une délégation peut représenter l’association lors du contrôle.

Enfin, l’association peut se faire assister par un conseil de son choix lors du contrôle.

 

  • La période contrôlée

Le contrôle doit couvrir les 3 dernières années civiles (peu importe la saison sportive ou associative) et l’année en cours. Ainsi, il ne peut ainsi être procédé qu’au redressement des cotisations exigibles au cours des trois années civiles qui précèdent l’année du contrôle, outre les cotisations exigibles au titre de l’année dudit contrôle.

Concernant les redressements liés à la requalification d’un « bénévole » ou « travailleur indépendant » en salarié, les contrôles s’effectuent sur les 5 dernières années.

Par ailleurs, le contrôle pourra porter sur une période inférieure à 3 ans dans l’éventualité où l’association aurait déjà fait, durant cette période, l’objet d’une vérification de la part d’un agent de l’URSSAF.

 

  • Les documents à tenir à disposition

L’avis de contrôle dresse une liste des documents nécessaires à la vérification. Cette liste comprend 3 catégories, à savoir :

  • Les documents sociaux,
  • Les documents administratifs et juridiques,
  • Les documents spécifiques aux contrôles pour le compte du Pôle Emploi

Les agents de l’URSSAF peuvent donc solliciter les déclarations sociales et les pièces comptables de l’association (bilans, livres comptables, factures justifiant les écritures comptables…). Ils peuvent également demander la communication des documents sociaux (bulletin de salaire essentiellement) et tout justificatif de frais ayant fait l’objet d’un remboursement (restaurant, déplacement, …).

En amont du contrôle, l’association peut donc se préparer à la transmission de ces différents documents.

En pratique, lorsque l’association n’est pas en mesure d’apporter le jour du contrôle tous les éléments sollicités par l’agent de l’URSSAF, elle peut obtenir de celui-ci une transmission ultérieure de ces documents. Le délai est alors restreint.

 

  • Les pouvoirs et limites de l’agent de l’URSSAF

Les agents de l’URSSAF disposent d’un droit d’entrée et de visite dans les locaux de l’association.

Ils peuvent interroger les salariés ainsi que les autres personnes rétribuées par l’association dans le cadre d’entretiens privés.

Les agents peuvent également avoir accès aux informations contenues dans des fichiers informatisés ou des bases de données.

L’employeur a néanmoins la possibilité d’opposer son refus et fournir copie des documents et données demandés.

Si l’employeur refuse de fournir ou de donner accès aux informations, cela constitue un délit d’entrave, sanctionné jusqu’à un an d’emprisonnement.

Toutefois, les agents de l’URSSAF ne peuvent pas procéder eux-mêmes à des investigations au sein de l’association pour accéder à des informations qui seraient cachées.
En outre, ils doivent uniquement demander les documents qui sont utiles à leur mission et s’attacher au principe de respect à la vie privée.

 

  • Le contrôle par échantillonnage

Afin d’accélérer le contrôle, les inspecteurs du recouvrement peuvent utiliser la méthode de vérification par échantillonnage.

Cette méthode permet d’effectuer le contrôle sur une partie seulement des salariés, constituant ainsi un échantillon représentatif de l’ensemble.

Ainsi, si une anomalie est relevée sur l’échantillon concerné, celle-ci est présumée commise sur l’ensemble de l’effectif dont est issu l’échantillon. Le redressement s’effectue donc par extrapolation et non  plus seulement sur la base des infractions réellement constatées.

Si l’inspecteur du recouvrement souhaite utiliser la méthode de l’échantillonnage, il doit le notifier à l’association au moins 15 jours avant sa première visite. Un document faisant état des différentes phases de mise en œuvre du contrôle et des formules statistiques utilisées doit également être remis au contrôlé.

L’association peut refuser le recours à cette méthode dans les 15 jours suivant la notification. Dans ce cas, l’inspecteur va opérer un contrôle sur la base des éléments réels.

 

  • Les suites du contrôle

Le contrôle proprement dit ne prend pas fin lors du départ de l’agent de l’URSSAF des locaux de l’association. L’agent peut ainsi continuer à analyser les documents que vous lui avez transmis le jour du contrôle ou postérieurement à celui-ci sur sa demande.

A l’issue de l’opération d’analyses des documents transmis, il communiquera à l’association une « lettre d’observations », par courrier remis en main propre ou recommandé avec accusé de réception. Cette lettre marque la fin de l’opération de contrôle. Dans ce document, l’agent de l’URSSAF peut soit faire part qu’aucun redressement n’est prévu, soit indiquer qu’un redressement est envisagé.

Pour être régulière, la lettre d’observations doit mentionner l’objet du contrôle, les documents consultés, la période vérifiée et la date de la fin du contrôle. Elle précise également, le cas échéant, les observations sur d’éventuels manquements de l’employeur constatés lors du contrôle, assorties de l’indication de la nature, du mode de calcul et du montant des redressements et des éventuelles majorations et pénalités.

Une lettre d’observation faisant part d’une infraction à la législation de la sécurité sociale ne constitue pas en soi une décision de l’URSSAF. Il ne s’agit pas d’une position définitive.

Ainsi, l’association dispose d’un délai de 30 jours pour répondre, si elle le souhaite, à la lettre d’observations. En cas d’exercice par l’association de son droit de réponse, l’agent de l’URSSAF doit également répondre à ses observations.

En pratique, il est plus que conseillé de pouvoir apporter, dans le délai de 30 jours, des éléments de réponse et de contradiction à l’agent de l’URSSAF.

En effet, dès lors qu’un redressement de cotisations est envisagé, des échanges à l’amiable sur l’appréciation de la situation sont beaucoup moins longs et coûteux qu’une procédure judiciaire en contestation.

C’est à l’issue du délai de réponse de 30 jours et d’éventuels échanges en réponse des parties que l’agent de l’URSSAF va transmettre son rapport de contrôle (un procès-verbal reprenant ses observations définitives) à la section recouvrement de l’URSSAF. Ce rapport de contrôle n’est pas transmis à l’association.

Sur la base de ce rapport de contrôle et dès lors qu’elle considère que l’association est en infraction avec la législation de la sécurité sociale, les services administratifs de l’URSSAF peuvent décider de mettre en demeure l’association de régulariser la situation ou pas.

En pratique, il convient de signaler que, sous réserve d’observations pertinentes transmises en réponse par les associations, les services de recouvrement de l’URSSAF suivent généralement les orientations de la lettre d’observation, souvent reprises à l’identique dans le rapport de contrôle.

L’acte de mise en demeure matérialise la notification du redressement de cotisations initiées par l’URSSAF.

 

  • Les différentes voies de recours

Lorsqu’elle reçoit une mise en demeure de régulariser sa situation, l’association peut verser à l’URSSAF les sommes réclamées au titre du redressement ou solliciter des délais de paiement.

Elle peut également contester le bien-fondé de la position des services de l’URSSAF si elle estime ne pas être redevable des cotisations réclamées.

Pour cela, elle doit saisir la commission de recours amiable de l’URSSAF, puis à défaut de succès, le Tribunal des Affaires de Sécurité Sociale.

L’association souhaitant contester un redressement doit donc saisir préalablement la commission de recours amiable de l’URSSAF dans un délai d’un mois à compter de la notification de la mise en demeure (2 mois si la contestation ne porte pas sur un redressement).

A défaut de saisine, l’URSSAF pourra procéder à l’exécution du recouvrement par la voie d’une « contrainte ».

La commission de recours amiable n’a pas de délai impératif pour prendre sa décision. Toutefois, si à l’issue d’un délai de 2 mois à compter de la réception du recours de l’association, la commission n’a pas rendu sa décision, l’association peut saisir le Tribunal des Affaires de la Sécurité Sociale (TASS). Si l’association souhaite attendre la décision de la commission de recours amiable, elle disposera alors d’un délai de 1 mois pour saisir le TASS.

Dans l’éventualité où l’association n’a pas donné suite à la mise en demeure de l’URSSAF dans le délai d’un mois, l’URSSAF pourra donc procéder au recouvrement forcé des sommes réclamées en signifiant à l’association une « contrainte ».

A la réception de la contrainte, l’association dispose d’un délai de 15 jours pour faire opposition à contrainte. L’opposition doit être motivée. A défaut de toute opposition, la contrainte constitue un titre exécutoire et permet à l’Urssaf d’engager toute procédure de recouvrement forcé à l’encontre de l’association.

Pour plus de renseignements, n’hésitez pas à nous contacter par mail à contact.sevo@profession-sport-loisirs.fr, ou par téléphone au 01.34.27.93.65.

 

Pour SEVO PSL95

Ibrahim DIATTA